Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp và cơ quan Thuế

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Thực tiễn đã chứng tỏ những lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp. Nó không chỉ thiết thực với mỗi doanh nghiệp, mà còn thiết thực với cả ngành Thuế. Sau đây là 5 lợi ích cốt lõi nhất cho doanh nghiệp mà hóa đơn điện tử mang lại.

Hình 1 - Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử S-Invoice

TIẾT KIỆM 80% THỜI GIAN

Với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn khá rườm rà. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian chờ đợi cơ quan Thuế cấp phép. Sau khoảng 7 ngày, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đi đặt in. Số lượng bản in là cố định, hóa đơn đã in phải mang về lưu trữ tại doanh nghiệp.

Lợi ích của hóa đơn điện tử là xóa bỏ những công đoạn không cần thiết nêu trên. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được tự thiết kế mẫu hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử. Thủ tục phát hành và đăng ký được thực hiện 100% online. Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua email. Như vậy, hóa đơn điện tử giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn nhiều lần so với hóa đơn giấy.

***** Xem thêm: Cách gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Hình 2 - Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm 80% thời gian

Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp Doanh nghiệp giảm hơn 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người mua không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách thường làm với hóa đơn giấy. Chỉ trong vài cú click chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn điện tử ở bất kỳ nơi nào có internet.

GIẢM 86% CHI PHÍ IN ẤN, CHUYỂN PHÁT VÀ LƯU TRỮ

Để in mỗi quyển hóa đơn giấy thì trung bình, doanh nghiệp phải chi trả từ 300.000 đến 500.000 đồng. Trung bình, doanh nghiệp sẽ cần in từ 5 đến 10 quyển mỗi lần. Tức là, sẽ tiêu tốn khoảng 3.000.000 đến 5.000.000 đồng mỗi lần in. Đối với các doanh nghiệp lớn, số lượng hóa đơn giấy cần in này sẽ tăng lên. Như vậy, chi phí của doanh nghiệp sẽ tăng lên tới hàng chục triệu đồng mỗi lần in hóa đơn. Chưa kể, để gửi hóa đơn tới khách hàng, doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm phí chuyển phát. Số lượng hóa đơn càng lớn chi phí này sẽ càng lớn.

Hình 3 - Tiết kiệm hơn 85% chi phí khi sử dụng Hóa đơn điện tử

Lợi ích của hóa đơn điện tử ở đây là không cần thiết phải in hóa đơn. Mọi thông tin trên hóa đơn về người bán, người mua, hàng hóa... đều được lưu trữ trên hệ thống của Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập và với vài click chuột là có thể gửi hóa đơn đến cho người mua mà vẫn đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; doanh nghiệp cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ …

KHÔNG CẦN BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế; hóa đơn điện tử còn theo nhiều thông tin hơn và là hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.

Cùng với đó, doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan Thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.

Hình 4 - Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

AN TOÀN - BẢO MẬT -CHỐNG LÀM GIẢ HÓA ĐƠN

Hóa đơn giả là một vấn nạn ngày càng nhức nhối không chỉ với cơ quan chức năng mà cả với những doanh nghiệp chân chính. Nếu không may sử dụng phải hóa đơn của những công ty ma hay những công ty đã công bố phá sản, doanh nghiệp dễ vướng vào vòng lao lý và mức phạt có thể từ 20 – 50 triệu đồng.

Hình 5 - An toàn, bảo mật và chống làm giả hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra nguồn gốc hóa đơn thông qua mã số có trên mỗi hóa đơn. Doanh nghiệp có thể kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn bằng cách truy cập vào website của Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trên thực tế doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra tương tự như vậy với hóa đơn giấy nhưng khác biệt ở chỗ, hóa đơn giấy dễ bị làm giả và khó kiểm soát hơn hóa đơn điện tử.

Trên hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã xây dựng hệ thống chống giả hóa đơn. Theo đó, người bán sẽ lập hóa đơn, ký điện tử lên hóa đơn rồi gửi cho hệ thống của cơ quan Thuế. Sau khi nhận được hóa đơn, cơ quan Thuế sẽ cấp một mã số duy nhất và gắn lên hóa đơn điện tử đó và hóa đơn sẽ được người bán gửi cho người mua dưới dạng điện tử hoặc nếu người mua yêu cầu thì người bán có thể in hóa đơn đó ra.

***** Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử là thật hay là giả?

MANG LẠI LỢI ÍCH LỚN CHO CƠ QUAN THUẾ

Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy truyền thống.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp, người nộp thuế giảm chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế, mà còn giúp cơ quan thuế và cơ quan khác thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước của mình. Đối với cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Khi toàn bộ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử, thì ngành Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn, từ đó có thể phục vụ hiệu quả cho công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh.

Hình 6 - Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với ngành Thuế

Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh.

Bên cạnh đó, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

Thông thường, thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

Nguồn tham khảo: Sinvoice.vn