Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử Viettel

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Căn cứ theo Khoản 3, Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC qui định: "Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này."

Ảnh minh họa: Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước 1/11/2020

Tính đến nay, lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử đã bước vào giai đoạn cực kỳ gấp rút. Để tránh tình trạng “ùn tắc” thủ tục hành chính vào cuối năm, nhiều Cục Thuế, Chi Cục Thuế địa phương đã khuyến khích doanh nghiệp trên địa bàn làm thủ tục chuyển đổi sớm trước thời hạn trên để nhận lợi ích lớn.

1. Những bất cập muôn thuở của hóa đơn giấy.

Chỉ còn khoảng 2 tháng nữa là quy định về chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chính thức có hiệu lực. Bên cạnh những doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với vô số bất cập đến từ việc sử dụng hóa đơn giấy.

Thủ tục đăng ký rườm rà, tốn thời gian, tốn chi phí.

Bất cập đầu tiên khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải kể đến thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà, mất nhiều thời gian chờ đợi được phê duyệt. Sau khoảng 7 ngày chờ đợi, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đã được đăng ký tới xưởng in để đặt in một số lượng nhất định để lưu trữ.

Giá in mỗi quyển hóa đơn xê dịch từ khoảng 350.000 – 500.000 đồng/quyển. Thông thường doanh nghiệp sẽ in chừng 5 – 10 quyển mỗi lần tương ứng với khoảng 2 – 5 triệu đồng.

Thất lạc hóa đơn là bị phạt

Việc quản lý hóa đơn cũng đặc biệt cẩn thận bởi nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải làm những giải trình rất chi tiết với cơ quan thuế. Hàng tháng, kế toán doanh nghiệp phải thống kê số hóa đơn đã sử dụng và hóa đơn bị hỏng do gạch xóa, hóa đơn chưa sử dụng để cơ quan thuế kiểm soát.

Viết tay hóa đơn vừa mệt lại quá lâu

Trong quá trình tạo lập hoá đơn, kế toán phải làm mọi thao tác thủ công với giấy than và viết tay các thông tin. Công việc viết hóa đơn bị sai sót là chuyện thường xuyên xảy ra và do vậy, việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Hóa đơn giấy rất dễ bị làm giả hóa đơn.

Tuy nhiên những bất cập kể trên vẫn chưa phải là ám ảnh lớn nhất của doanh nghiệp với hóa đơn giấy. Điều mà nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy là tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường.

Hiện nay, mức phạt cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 – 50 triệu đồng và có thể phạt hình sự nếu như hành vi này nghiêm trọng. Với những bất cập kể trên, có lẽ ít doanh nghiệp nào muốn sử dụng hóa đơn giấy trong khi hóa đơn điện tử lại có thể khắc phục hết nhược điểm đó và còn tiết kiệm chi phí.

2. Doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sớm sẽ có lợi như thế nào?

Thông tư 68/2019/TT-BTC qui định lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với 100% doanh nghiệp tại Việt Nam và đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Nhiều doanh nghiệp hưởng ứng và triển khai thành công hóa đơn điện tử trên khắp cả nước.

Như vậy, việc doanh nghiệp cố tình “né” hóa đơn điện tử là điều không thể. Thay vào đó, việc doanh nghiệp cần làm là chủ động tiếp cận hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Việc này không chỉ mang lại lợi ích về kinh tế, nhân lực, quản trị cho doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường đang không ngừng phát triển.

Gần 600,000 Doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sớm trước thời hạn quy định đã chứng minh được những lợi ích thiết thực đối từ việc chuyển đổi sớm:

Có cơ hội làm quen với những quy định, quy trình mới về hóa đơn điện tử

Tối ưu hóa các công việc liên quan đến hóa đơn: Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp xóa bỏ quy trình viết tay hóa đơn, rút ngắn thời gian cho việc phát hành, xử lý và quản lý hóa đơn.

Thúc đẩy nhanh quy trình kinh doanh và quá trình thanh toán của khách hàng:

Thay vì phải mất từ 5 đến 10 ngày để khách hàng nhận được hóa đơn qua chuyển phát nhanh và tiến hành thanh toán thì việc gửi hóa đơn điện tử cho khách qua email sẽ rút ngắn thời gian thanh toán của khách, giúp việc thu hồi công nợ của của doanh nghiệp nhanh chóng hơn.

Đem lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với đối thủ:

Trên thị trường cạnh tranh, doanh nghiệp nào có được công nghệ hiện đại, tối ưu được quy trình kinh doanh thì doanh nghiệp đó sẽ có được ưu thế so với đối thủ. Chính vì vậy, hóa đơn điện tử có thể coi là bước đệm cần thiết cho sự bứt phá của doanh nghiệp.

Tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác:

Ngoài sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trưởng thì hóa đơn là một trong những ấn phẩm được gửi tới khách hàng nhiều nhất. Hóa đơn điện tử được thiết kế đẹp mắt, đến tay khách hàng nhanh chóng sẽ tạo được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đây cũng là cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiêp, hiện đại của mình đối với khách hàng và đối tác.

3. Lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người nộp thuế như: giảm đi chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn; việc hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh. Được thực hiện một cách thuận tiện; thời gian thanh toán được rút ngắn,…

Ảnh minh họa: Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Đầu tiên, lợi ích của hóa đơn điện tử chính là giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí vô cùng lớn. Bởi họ sẽ không phải đầu tư quá nhiều nhân lực, vật lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành, hóa đơn.

Chưa kể, việc gửi hóa đơn đến người mua sẽ không cần nhờ đến đội ngũ hỗ trợ hoặc công ty chuyển phát nhanh nữa. Bởi hóa đơn có thể được gửi qua email hoặc tin nhắn điện tử và đến được nơi cần nhận gần như ngay tức khắc. Không chỉ rút ngắn thời gian, doanh nghiệp còn tiết kiệm được khoản chi phí vốn phải bỏ ra để phục vụ quá trình vận chuyển loại giấy tờ này.

Bên cạnh đó, việc bảo quản hóa đơn cũng không thực hiện bằng công tác văn thư lưu trữ nữa. Tất cả sẽ được lưu giữ trực tiếp trên hệ thống điện tử.

Độ chính xác, tính bảo mật cao. Tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Lợi ích của hóa đơn điện tử mà chúng ta thấy rõ nhất là việc tăng độ chính xác, an toàn và tính bảo mật. Những nỗi lo hóa đơn bị cháy, nhàu nát, bị mất sẽ không còn tồn tại. Bên cạnh đó, đây là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế nên việc làm giả hoàn toàn là không thể. Nhờ vậy, các doanh nghiệp tự bảo vệ được mình khỏi những rủi ro không đáng có làm ảnh hưởng đến uy tín lẫn doanh thu. Các khách hàng cũng càng thêm yên tâm, tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ mình được cung cấp.

Đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Nhờ sự hiện đại, tiện ích của công nghệ thông tin, việc đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn có thể được thực hiện ngay trong ngày. Mà không cần qua nhiều bước thủ tục rườm rà tốn thời gian như trước đây.

Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công tác kế toán thuế. Giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Một lợi ích của hóa đơn điện tử nữa chính là ưu thế hiện đại về công nghệ của nó. Hình thức gửi hóa đơn cho khách hàng không còn bị hạn chế bởi những tập giấy tờ. Mà hiện nay nó đã trở nên đa dạng và tiện lợi hơn trước. Người mua có thể lựa chọn bất kỳ cách thức gửi hóa đơn nào phù hợp với họ. Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn theo các cách:

Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm;
Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu;
Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB;
In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

Lợi ích của hóa đơn điện tử là vô cùng lớn. Việc sử dụng loại hóa đơn này đã và đang giúp doanh nghiệp tiết kiệm được hàng tỉ đồng mỗi năm. Những doanh nghiệp đang triệt để áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và muốn nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh thì việc tìm đến dịch vụ hóa đơn điện tử là điều rất cần thiết và bổ ích.

Hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel được đa số doanh nghiệp/tổ chức tin dùng

Chúng tôi luôn cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho doanh nghiệp:

Thời gian triển khai trong 2h: Triển khai khởi tạo phần mềm, thiết kế mẫu hóa đơn điện tử nhanh chóng trong vòng 2h.
Hỗ trợ phát hành qua mạng: Hỗ trợ 100% hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn và hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bảo hành trọn đời: Bảo hành trọn đời trong suốt thời gian sử dụng phần mềm, đội ngũ hỗ trợ chuyên biệt 1 nhân viên 1 công ty.
Bảo mật tuyệt đối: Hệ thống bảo mật của Sinvoice Viettel đã được đội ngũ an toàn thông tin Bộ Quốc Phòng phê duyệt. An toàn tuyệt đối thông tin.
Hỗ trợ tích hợp API: Hỗ trợ tích hợp API phần mềm kế toán, quản lý nội bộ, ERP, CRM miễn phí. Các phần mềm đã tích hợp: SAP, Oracel, FAST, BRAVO, EFFECT…
Lưu trữ miễn phí 10 năm: Hoá đơn điện tử Viettel hỗ trợ lưu trữ miễn phí 10 năm theo Quy định của cơ quan nhà nước tại các trung tâm dữ liệu của Viettel.